Порядок уничтожения и списания документов

Порядок уничтожения и списания документов

Работа любой организации сопрягается с беспрестанным накоплением документов и бумаг.

Вовремя избавляться от документов с истекшим сроком хранения и от бумаг, которые не представляют научно-исторической и практической ценности — необходимая мера, которая позволит избежать захламления архива и соблюдать порядок в делопроизводстве.

 

Как быть?

Уничтожение документов процедура необратимая, ведь в большинстве случаев уничтоженные документы восстановить невозможно. Поэтому к списанию и уничтожению бумаг — происходит это при ликвидации или банкротстве предприятия или в ходе штатной работы организации — следует отнестись с максимальной степенью ответственности. В идеале — поручить эту миссию сотрудникам компании по архивному обслуживанию, но справиться можно и самостоятельно.

 

Что следует предпринять

Для уничтожения документов в электронном виде и на бумажных носителях установлен единый порядок. Создается экспертная комиссия для регулярного проведения оценки документов, хранящихся в архиве организации. Экспертная комиссия обычно включает сотрудников архива организации и ее подразделений. Во главе — представитель руководящего состава. Состав комиссии должен быть утвержден руководителем организации.

 

Суть экспертизы ценности

Суть оценки документов экспертной комиссией заключается в полистном просмотре дел и изучении номенклатуры дел организации. В результате выявляются дела с истекшим сроком хранения и составляется акт на уничтожение, то есть происходит списание документов. В акт на уничтожение могут быть включены дела только в том случае, если их срок хранения истек к началу года, которым датируется настоящий акт, то есть к 1 января года составления акта. Так, дело 2016 года с пятилетним сроком хранения подлежит включению в акт на уничтожения не ранее 2022 года. Допускается увеличить срок хранения, но уменьшать его ни в коем случае нельзя. Списание документов возможно и в том случае, если номенклатура дел за нужный период отсутствует. В акте на уничтожение при таком варианте следует сослаться на перечни документов, при этом зафиксировав сроки хранения.

 

Способы уничтожения документов

Уничтожить документы можно при помощи уничтожителя для бумаг, если документов накопилось не слишком много, или путем сжигания. Обязательно составить фиксирующий это событие акт. Иной способ — передать подлежащие уничтожению дела в специальную организацию.