Сканирование бухгалтерии: с чего начать?

Сканирование бухгалтерии: с чего начать?

Оцифровка в наш век коснулась практически всех сфер жизни. Нередко переведение документов в цифровой вид в организации начинается со сканирования бухгалтерии, ведь бухгалтерская документация — едва ли не самая важная и ответственная часть делопроизводства.

Наша компания по архивному обслуживанию предлагает задействовать профессионализм и опыт своих сотрудников в сканировании документов и создании электронного архива на благо процветания вашей организации.  Особенно это важно осуществить на крупных предприятиях, где массив бумажной документации велик. Грамотная и тщательная организация ведения и учета бухгалтерских бумаг облегчит доступ к документам и работу с ними, а также уменьшит трудозатраты примерно на 35-40%.

Что выбрать?

Сканирование бухгалтерии стоит начать с принятия решения: доверить это дело сотрудникам организации или привлечь специалистов. В первом случае придется не только обзавестись оборудованием и программным обеспечением, но и «переключить» сотрудников с выполнения прямых обязанностей на новую или относительно новую деятельность. Во втором случае, компания продолжает работать в штатном режиме, всю работу по сканированию бухгалтерии выполняют опытные представители компании по архивному обслуживанию.

Сканирование бухгалтерских документов позволит:

• легко находить нужные бумаги;
• одновременно работать с несколькими версиями документа и получать доступ к одному документу совместно с коллегами;
• наблюдать за движением документации;
• контролировать своевременность поступления первичных документов;
• осуществлять доступ к документам электронного архива из бухгалтерских приложений, которые используются сотрудниками на предприятии.

Порядок работ при сканировании бухгалтерии

В первую очередь при необходимости проводится экспертиза бумаг, что позволяет выстроить документы в логичном порядке, определить объем и состояние сканируемых листов, подобрать оптимальный способ оцифровки. Далее следует этап сканирования высокоточным сканером и фиксация сопроводительных данных документов для быстрого поиска. На этапе форматирования полученных отсканированных страниц производится обрезка, выравнивание, оптимизация качества, индексация. Для осуществления всех операций — анализа информации, оцифровки, систематизации и хранения — используется программно-аппаратный продукт, благодаря которому минимизируется риск ошибок и погрешностей.